DocuPortal löst das bisherige System der Gemeinde ab und sorgt damit für die Einsparung von 60% der jährlichen Wartungskosten. Das Beratungsunternehmen n2-Consult, DocuPortals Partner für die öffentliche Verwaltung, betreut die Stadt Wriezen beim Umstieg auf die neue Software. Das alte Dokumentenmanagement-System der Stadt Wriezen verursachte hohe, ständig steigende Wartungskosten, weshalb die Gemeindeverwaltung nach einem neuen, effizienten System suchte. Nach einer Evaluierung verschiedener Produkte fand man mit DocuPortal eine kostengünstige, und trotzdem leistungsstarke Alternative.
Das gute Preis-Leistungs-Verhältnis, die leicht erlernbare Oberfläche sowie eine nachvollziehbare Sicherung der Daten waren die maßgeblichen Argumente für DocuPortal.
Mit Hilfe der neuen Lösung speichern die Mitarbeiter den Schriftverkehr aus typischen Office Produkten sowie Formulare zentral ab. Eine ausgefeilte Berechtigungsstruktur stellt dabei sicher, dass die Unterlagen vor nicht autorisiertem Zugriff geschützt sind. Die übersichtliche Versionierung schützt die Mitarbeiter davor, Inhalte versehentlich zu überschreiben. Frei wählbare Schlagworte und feste Kategorien helfen bei der übersichtlichen Strukturierung der Daten für einen schnellen Zugriff:
Über den integrierten WebDAV Server in DocuPortal können die Mitarbeiter mittels des Windows Explorers direkt auf die Dateien und Ordnerstrukturen zugreifen. Die gewohnte Umgebung erleichtert ihnen das rasche Einarbeiten in die neue Lösung.
Zunächst nutzt die Gemeinde das Content Management System zur Ablage der Korrespondenz aus den verschiedenen Verwaltungsabteilungen. Geplant ist, in absehbarer Zeit die Software auch für elektronische Umlaufmappen und das Ressourcenmanagement einzusetzen. Dann profitieren die Mitarbeiter und Bürger der brandenburgischen Gemeinde nicht nur von maßgeblichen Einsparungen bei den Wartungskosten, sondern auch von weiteren erheblichen Verbesserungen der internen Prozesse und von beschleunigten Abläufen.
DocuPortal – Enterprise Content Management auf dem neuesten Stand
DocuPortal basiert vollständig auf dem Microsoft .NET Framework 2.0 und ist damit eine der modernsten Applikationen im Bereich des Enterprise Content Managements. Die Software wird vollständig über eine asynchrone JavaScript und XML (AJAX) unterstützte Browser-Oberfläche benutzt. Das Öffnen, Lesen und Speichern von Dateien ermöglicht der integrierte WebDAV Server, welcher bereits als Client im Windows Betriebssystem verankert ist.