DocuPortal kommt zur CeBIT 2010 mit kostenfreier EXPRESS-Version seiner ECM-Suite
Als Weltpremiere zur CeBIT 2010 stellt der Bremer Enterprise Content Management (ECM) Anbieter DocuPortal (Halle 6, Stand D42) seine aktuelle DocuPortal ECM Suite Version 8 in einer kostenfreien EXPRESS-Version zur Verfügung. Deren Funktionsumfang ist annähernd der selbe wie bei der Vollversion; lediglich die Anzahl der Benutzerlizenzen und der Umfang der zu verwaltenden Inhalte ist begrenzt. Interessierten Unternehmen steht somit eine risikofreie und mit nur geringem Aufwand verbundene Möglichkeit zur Verfügung, ohne zeitliche Limitierung die umfassende Datei- und Informationsverwaltungslösung zu testen.
Dabei können sie sich von der Funktionalität rund um Volltextsuche, Workflow, Archivierung, Dateisystem-Integration sowie E-Mail-Archivierung überzeugen und gleichzeitig prüfen, wie sie von einer ECM-Lösung profitieren.
Mittelständische Unternehmen plagen sich täglich mit erheblichen
Informationsdefiziten, Dateichaos und intransparenten Prozessen. Enterprise
Content Management (ECM) Systeme wie DocuPortal können solche Missstände wirksam
und schnell beseitigen. Dabei sorgt ein ECM-System dafür – neben dem
nachweisbaren Einsparpotenzial von Betriebsmitteln – dass bis zu 50 Prozent der
täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter wieder für produktive Tätigkeiten bereit
stehen. Und dies zu Kosten von teilweise weniger als einem Prozent der täglichen
Personalkosten.
Überzeugung durch risikolosen Praxiseinsatz
Trotz des in zahlreichen Projekten nachgewiesenen Nutzens und des schnellen
ROIs wird das Thema ECM im deutschsprachigen Raum wenig beachtet. Hinzu kommt
die Marktsituation im Mittelstand, wo interessierte Unternehmen keine Zeit,
keine Ressourcen und keine Kapitalmittel zur Verfügung stellen, um die
Wirtschaftlichkeit des Unternehmens durch eine ECM-Lösung zu fördern. Firmen
entscheiden im Mittelstand oft nach einem „gefühlten“ Nutzen, der zweifelsohne
vorhanden ist, aber immer noch viel zu selten (an-)erkannt wird.
Daher stellt DocuPortal die EXPRESS-Version seiner umfassenden ECM-Suite mit
einer schnellen Installation zur Verfügung, um die zahlreichen Aspekte einer
Informationsverbesserung im Unternehmen ohne Kosten und ohne Zeitlimitierung
praxisnah zu prüfen.
DocuPortal EXPRESS als umfassende ECM-Suite
Die DocuPortal ECM Plattform ist eine moderne, mehrschichtige Architektur auf
der Microsoft .NET Plattform und unterstützt die Installation auf modernen
Windows Server Systemen sowie MS SQL, Oracle oder MySQL Datenbanken. Als
Schnittstellen zwischen Server und den zahlreichen Oberflächen werden
Web-Services auf Basis des SOAP-Protokolls bereitgestellt.
Der Zugriff erfolgt danach beispielsweise über gängige Browser und hier ohne
sicherheitskritische Komponenten. Bestehende Datei- und Ordnerstrukturen können
problemlos importiert werden. Die Dateien werden analysiert und sind danach über
die Volltextsuche und frei definierbaren Zusatz-Felder erheblich schneller
auffindbar, als über die klassische Suche im Dateisystem.
DocuPortal EXPRESS unterstützt ein umfassendes ECM-Portfolio. Enthalten sind
eine Benutzerkonten- und Gruppenverwaltung, Lese- und Bearbeitungsrechte,
E-Mail-Benachrichtigungen, Versionierung mit Haupt- und Arbeitsversionen,
Versionsvergleiche und Änderungshistorien.
Die Lösung ist speziell für die aktive Zusammenarbeit und die schnelle
Auffindung geschäftsrelevanter Inhalte konzipiert und damit kein „totes
Archivsystem“. DocuPortal EXPRESS wird als Zusatz zum klassischen Dateisystem
genutzt und erweitert dies um neue Strukturierungsmöglichkeiten, wie Kategorien,
Schlagworte, Querverknüpfungen, freie Eingabe von Zusatzfeldern und vieles mehr.
Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Lieferanten
wird über E-Mail-Benachrichtigungen sowie Foren und Kalender verbessert. Dies
geschieht sowohl im nationalen als auch im internationalen Kontext, denn
DocuPortal EXPRESS wird in vier Dialogsprachen ausgeliefert und ist vollständig
UNICODE-konform.
Das integrierte Langzeitarchiv umfasst Aufbewahrungsfristen, beliebige
Archivdatenträger via UNC/Laufwerk und erlaubt die automatische oder manuelle
Archivierung auch kompletter Strukturen, z.B. eines gesamten Projektordners.
Der mitgelieferte integrierte Workflowdesigner ermöglicht die individuelle
Konfiguration umfassender Geschäftsprozesse, angefangen von Freigaben, über
Urlaubsanträge bis hin zum Vertragsmanagement. Es lassen sich Aufgaben zu
Entscheidungen, Eskalationen oder Wiedervorlagen ebenso einrichten wie E-Mail
Versendungen, Delegationen oder Fristen. Selbst der Start externer Prozesse
lässt sich in Workflows einbinden.
Die Business-Object-Pattern (Schablonen) Technologie von DocuPortal erlaubt
außerdem die Anpassung der Inhaltsarten an den Unternehmenskontext, z.B.
Vertragsmanagement, Aktenablage, alltägliche Büroorganisation oder
Qualitätsmanagement-Anforderungen.
Web-Oberfläche, Office-, Outlook- und Dateisystem-Integration
inklusive
Gerade zur Motivation der Mitarbeiter müssen bestehende Arbeitsweisen
beibehalten werden. Daher bietet DocuPortal EXPRESS nicht nur den Zugriff über
die leistungsfähige, AJAX-unterstützte Web-Oberfläche, sondern auch mit
annähernd jeder Anwendung über die Dateisystem-Integration. Die Integration in
moderne Outlook-Versionen ermöglicht das Speichern wichtiger E-Mails in der
zentralen Ablage.
Einfacher Umstieg auf DocuPortal Unternehmens-Lösungen
Der Vorteil der DocuPortal-Technologieplattform ist ihr zentraler Ansatz, der
keine Neuinstallation erfordert beim Umstieg auf höhere Versionen oder im Fall
von Lizenzerweiterungen. Unternehmen können also durch einen Lizenzwechsel ohne
Aufwand den Einsatzbereich erweitern.
Die DocuPortal EXPRESS-Version steht ab dem 01. März 2010 über die Web-Seite www.docuportal-express.de als Download zur Verfügung.