"Wir brauchen ein DMS/ECM - wie teuer ist Ihre Lösung?"
Dies ist die mehrfach täglich gestellte Frage der Interessenten.
Schon der Verzicht auf eine Preisliste mit der Erklärung, dass man die Herausforderung des Kunden einmal genau betrachten muss und danach die Investitionen für eine Lösung festlegt, führt bei vielen Interessenten zu einer Ablehnung.
"Wie viel ist Ihnen die sofortige Verfügbarkeit von relevanten Inhalten wert?"
… wäre gerne unsere Antwort auf die vorherige Frage. Denn genau darauf kommt es an. Wie viel ist Ihnen die Arbeitszeit der Mitarbeiter und die schnelle Verfügbarkeit der wesentlichen Geschäftsdokumente und Informationen wert?
ECM/DMS Lösungen sind nicht kostenlos. Egal, wie die Anbieter Ihnen dies verkaufen: Als einmaliger Produktpreis (wie DocuPortal), als Mietvariante, oder als Open Source mit nachgelagerten Support- und Dienstleistungskosten und der eigene Aufwand im Unternehmen.
ECM/DMS Systeme sind dabei kein Luxusgut eines Unternehmens; kein Schmuckstück, welches zur Dekoration verwendet wird. Ganz im Gegenteil. Diese Systeme "kosten" nicht nur Geld, sondern sie bringen Ihnen eine erhebliche Performance, Transparenz und Qualität innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zurück. Ähnlich, wie ERP oder CRM Systeme sollten ECM Systeme mit die höchste Priorität im Unternehmen besitzen - sie sind der Kern Ihrer Informationslogistik und die Stütze Ihrer Mitarbeitereffektivität.
DocuPortal"kostet", je nach Funktionsumfang und Benutzerzahl
weniger als 1% der täglichen Personalkosten
bei einer Betrachtung auf 5 Jahre, inklusive Updates und Support. Und genau hier sollten Sie als Interessent anfangen zu rechnen.
Betrachten Sie jetzt Ihre Arbeitsweisen in einem neuen Licht. Einige Beispiele:
- Wie oft und wie lange suchen Sie oder die Mitarbeiter pro Tag nach Dateien oder Informationen? (Lesen Sie unser Beispiel)
- Wie oft müssen Sie E-Mails zu Kollegen schreiben oder diese anrufen, um weitere Informationen zu erhalten?
- Wie lange braucht es, bis Sie eine Akte aus dem Nebenraum oder dem alten Papierarchiv gefunden haben?
- Wie lange brauchen Sie, um einen Geschäftsvorgang, z.B. eine offene Rechnung oder einen umlaufenden Vorgang im Unternehmen zu finden?
Je nach Unternehmen, Position und Gehaltsstufe könnte man bei Angestellten vonPersonalkosten von
150 - 250 EUR pro Tag pro Mitarbeiter
ausgehen (Grundlage: Personalkosten Öffentlicher Dienst, Angestellte verschiedener Vergütungsgruppen, 40 Stunden Woche, Stand 2004).
Interessant ist: Je wichtiger der Mitarbeiter ist, desto höher sind seine Personalkosten und umso wichtiger ist die schnelle Verfügbarkeit und Wertigkeit von Inhalten. Die Kosten für ein ECM bleiben dagegen gleich!
Während das initiale Ablegen von neuen Inhalten, wie Dateien, durch die Vergabe von Zusatzinformationen, wie Kategorien, künftig etwas länger dauert, wird die Recherche aller notwendigen Informationen in einem erheblichen Maße beschleunigt.
Rechnen Sie aus, wie viel Arbeitszeit und damit Geld es kostet, wenn ein einziger Mitarbeiter für einen einzigen Vorgang 5 - 30 Minuten damit beschäftigt ist, wichtige Informationen für seine Arbeit zu finden; wenn er andere Mitarbeiter in den Vorgang einbezieht sogar um ein Vielfaches. Dies sind Suchzeiten auf dem Arbeitsplatz-PC, im Netzlaufwerk, auf seinem Schreibtisch, der Weg zum Aktenschrank oder in den Keller, die Auswertung von E-Mails, das "Hinterhertelefonieren".
Und vergleichen Sie dazu, dass ein ECM/DMS System dem Mitarbeiter diese Informationen innerhalb Sekundenbruchteilen am Arbeitsplatz-Bildschirm vollständig liefert!
Ein ECM System, wie DocuPortal, bringt den Mitarbeitern 10%-50% der verlorenen Arbeitszeit wieder zurück, und das zu einem Invest von weniger als 1% der täglichen Personalkosten.
Alleine die Suche nach einer einzigen Datei pro Tag pro Mitarbeiter reicht aus, damit sich eine ECM/DMS Software mehrfach rechnet.
Für viele Betrachter sehen diese Zahlen unrealistisch aus. Sie sollten nicht belächelt werden, sondern nutzen Sie dies als Anlass, Ihr Unternehmen mit den derzeitigen Arbeitsweisen zu prüfen. Sehr oft erreichen Sie ähnlich erschreckende Zahlen. ECM lohnt sich!
Und dies ist nur ein Teil der Betrachtung. Viele Aspekte kommen noch ergänzend hinzu:
- Sparen von Betriebskosten (Aktenräume, Akten, Papier, etc)
- Eingehaltene Skonto-Fristen durch schnelle und direkte Geschäftsprozesse mit Eskalationen
- Qualitätsgewinn und Steigerung der Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten durch schnellste Bearbeitung
- Frei gewordene Arbeitsressourcen ohne zusätzliche Personalkosten
ECM/DMS Systeme und deren Investitionen rechnen sich, und das mit DocuPortal oft bereits innerhalb von Wochen oder Monaten.
Gerne helfen wir Ihnen bei der Analyse Ihrer bisherigen Arbeitsweise und zeigen Ihnen auf, welches Potential ein ECM/DMS in Ihrem Unternehmen erreichen kann. Nutzen Sie auch gerne unabhängige Berater, die Ihnen bei der Analyse Ihres Unternehmens helfen können.
Wie DocuPortal Ihre Arbeit erleichtert und Ihnen alle wichtigen Informationen sofort auf den Bildschirm bringt, zeigen wir Ihnen gerne jeden Donnerstag in unseren kompakten DocuPortal Webinaren.