Das Archivsystem in DocuPortal muss unterschieden werden in:

Internes Archiv

Dieses Archiv dient lediglich der optischen Trennung zwischen dem Arbeits- und dem Ablagebereich.
Inhalte die hierhin verschoben werden, können mit Attributen versehen werden, die das Löschen für einen festgelegten Zeitraum verhindern. Achtung: Sie befinden sich weiterhin in der normalen DocuPortal Datenbank- und Dateisystemstruktur und werden nicht zusätzlich woanders abgelegt!

Externes Archiv

Das externe Archiv wird aktiviert, sobald ein Archivdatenträger im Administrationsbereich hinzugefügt wurde.
Wenn Inhalte jetzt im Archiv abgelegt werden, wird eine Kopie auf dem externen Datenträger angelegt. Diese Ablage kann auch mit Attributen versehen werden, diese gelten aber nur für DocuPortal, nicht aber für den Archivdatenträger. (bevorzugt sollte ein WORM-Datenträger zur Aufbewahrung genutzt werden, da dieser das Löschen von Dateien, die auf ihm abgelegt wurden, verhindert.)

Anlegen eines externen Archivdatenträgers

Klicken Sie hierzu auf den Menüpunkt Administration und wählen dann den Unterpunkt „Archivdatenträger“.

Danach wählen Sie den Reiter „Archivdatenträger hinzufügen“ im Hauptbereich aus.

Im Hauptbereich erscheinen nun Felder, in denen Informationen zum Archivdatenträger eingetragen werden müssen. Klicken sie danach auf „Speichern“.

Wenn der Archivdatenträger angelegt wurde, muss er noch einem Arbeitsbereich zugewiesen werden.

Danach haben Sie die Möglichkeit, über den Menüpunkt „Archivdatenträger“, eine Liste aller erstellten Archivdatenträger aufzurufen.

Löschen eines Archivdatenträgers

Zum Löschen eines Archivdatenträgers gehen Sie wieder in die Liste aller erstellen Archivdatenträger und markieren den zu löschenden Datenträger aus. Danach fahren Sie mit der Maus über den Menüpunkt „Auswahl“ und klicken dort auf „Löschen“.