Aus einer Firma werden zwei. Heutzutage ein ganz normaler Vorgang. Neben logistischen Problemen gibt es natürlich auch persönliche, aber auch elektronische. Zu allererst muss natürlich geklärt werden, wohin man als neue Firma umzieht und welche Mitarbeiter mitgenommen werden. Aber eine nicht unwesentlichere Frage ist: Was passiert mit den Daten? Und welche Daten nimmt man überhaupt mit? Und geht das überhaupt so einfach…?

Da „einfach“ natürlich immer eine Definitionsfrage ist, beschränken wir uns lieber darauf, ob es geht. Die Antwort darauf ist relativ einfach: Und ob. Jetzt ist aber die Frage, wie die Firmentrennung lief und wie die Daten zukünftig genutzt werden sollen. Der einfachere Weg ist, wenn es eine „freundschaftliche“ Trennung war, bei der gewisse Daten auch zukünftig geteilt werden sollen. Hier ist es an sich nur notwendig, einen neuen Arbeitsbereich im DocuPortal einzurichten und den neuen Datenzugriff über die Berechtigungen zu managen. Bei diesem Verfahren ist kein Serverumzug nötig. Wichtig ist nur, dass zwei verschiedene URL’s auf einem Server nicht funktionieren.

Schwieriger wird es hingegen, wie auch im persönlichen Leben, wenn man es sich um eine Trennung aus Streit handelt. In der Regel möchte man dort in einem gewissen Umfang den alten Datenstamm weiternutzen, während neue Daten zukünftig nicht mehr geteilt werden sollen. Um dieses Unterfangen umsetzen zu können, ist zwingend eine neue Datenbank notwendig. Die Daten können so von der alten Datenbank in die neue kopiert werden. Weiterhin ist es notwendig, dass eine neue Version von DocuPortal aufgespielt wird, denn ohne geht es nicht weiter. Dabei ist zu beachten, dass Sie nicht mit der Express Version starten, da Ihnen sonst nahezu alle Benutzerkonten gesperrt werden. Bei der Übertragung der Daten ist es natürlich möglich, die bekannten Strukturen von DocuPortal zu übernehmen. Von diesem Punkt an stehen alle neu hinzugefügten Daten nur noch Ihrer Firma zur Verfügung.