Langzeitarchivierung

Eine Langzeitarchivierung (Records Management) mit DocuPortal dient dazu, alle notwendigen Unterlagen eines Geschäftsvorgangs inklusive seiner Zusatzinformationen, seines Lebenszyklus und seiner Entscheidungswege dauerhaft nachvollziehbar zu gestalten. Bereits vor Jahren wurde durch Krisen in internationalen Märkten Methoden zur Rechtssicherheit, die sog. "Compliance", eingeführt, welche die Langzeitarchivierung erforderlich macht. Viele lokale, nationale, europäische und internationale Normen, beispielsweise die ISO 15489, DOMEA, GEVER oder ELAK, bestimmten den Umfang einer Aufbewahrung von Schriftgut. DocuPortal unterstützt Sie dabei mit einer der modernsten und weitreichendsten integrierten Archivsysteme.

Alle Arten von Geschäftsunterlagen sichern

DocuPortal gibt Ihnen die Möglichkeit, digitalisierte Papierdokumente, Dateien, E-Mails aber auch Gespräche und Wissen in Form von elektronischen Formularen während des gesamten Bearbeitungs- und Lebenszyklus zu sichern und zu kontrollieren.

Informationen und Zusatzinformationen archivieren

Unsere Software geht über das Archivieren von Dateien hinaus und erfüllt damit modernste Records Management Anforderungen. So speichern Sie auch elektronische Informationen, die keine Datei sind, mit im Archivsystem. Dazu gehören natürlich auch die digitalen Umlaufmappen für die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsentscheidungen.

Echtheit von Inhalten sicherstellen

Nicht alle Dateiarten werden von elektronischen Signaturen abgesichert. Zudem laufen Signaturen zeitlich aus. DocuPortal besitzt daher eine eigene, integrierte Echtheitsprüfung von jeglichen Dateiarten während des gesamten Lebenszyklus. Manipulationen von Dateien durch Administratoren oder andere Personen werden entdeckt, die möglichen elektronischen Beweise gesichert und angezeigt.

Live-Ablage entschlacken

DocuPortal ist kein totes System zur reinen Archivablage. Sie können ebenso komplette Ordner, Dateien und Informationen manuell oder automatisch in das Archiv auslagern - und bei Bedarf wieder im Live-System herstellen, wenn beispielsweise ein Projekt nach Jahren wieder aktiviert wird. Damit reduzieren Sie erheblich das Suchen in überalterten oder unnötigen Datenbeständen.

Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen einhalten

Mit DocuPortal definieren Sie Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen. Damit sichern Sie die ungerechtfertigte Löschung von Inhalten vor dem rechtlichen Aufbewahrungszeitraum oder Erzwingen die Löschung von Inhalten.

Komplette Strukturen archivieren

Haben Sie ein Projekt oder eine Akte abgeschlossen, so können Sie den Gesamtvorgang komplett archivieren, inklusive aller Dateien und Informationen.

Im Archiv suchen

Nutzen Sie die schnelle Suche von Inhalten im Archiv, inklusive Volltextsuche, Dateivorschau und Suche in Meta-Informationen

Strukturierte Archivablage

Das Archivsystem orientiert sich an Ordnerstrukturen. Damit surfen Sie problemlos durch ausgewählte Jahre oder Zeiträume im Archiv.

Berechtigungen nachträglich ändern

Die Berechtigungen auf Inhalte werden dynamisch ausgewertet. Wechselt ein Mitarbeiter von der Personalabteilung eine andere Abteilung, so ändern sich automatisch die Zugriffsrechte auf Archivinhalte.

Archivdatenträger unterstützen

Nutzen Sie anerkannte Archivdatenträger, z.B. WORM, zur dauerhaften und sicheren Ablage Ihrer Geschäftsunterlagen. DocuPortal steuert alle Archivdatenträger mit Laufwerksbuchstaben oder UNC Pfade an, beispielsweise Silent Cubes von FAST LTA, EMC Centera oder gesicherte Internet-Archivplätze.

Langzeitarchivformate verwenden

DocuPortal speichert Ihre Daten nicht in proprietären Formaten, sondern in anerkannten Langzeitarchivformaten. Dazu gehören XML, TIF oder PDF/A. Optional werden die Inhalte Ressourcen-schonend als komprimierte ZIP Datei archiviert.

Mehrere Archivdatenträger gleichzeitig nutzen

Um mehrere Ablageorte eines Archivs für eine fehlertolerante Archivierung aufzubauen, unterstützt DocuPortal mehrere Archivdatenträger gleichzeitig. So können Sie die Archivdaten gleichzeitig auf WORM und festplattenähnlichen Archivdatenträgern ablegen.

Nutzen Sie für die langfristige oder temporäre Archivierung von Inhalte das RM Modul der DocuPortal ECM Suite.

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