E-Mail Archivierung

Entscheidungen im Unternehmen oder mit Geschäftspartnern werden immer häufiger per E-Mail getroffen. Viele Unternehmen vergessen aber, dass es sich damit um ein geschäftsrelevantes Dokument handelt und dieses langfristig nachvollziehbar aufzubewahren ist. Falls nicht, drohen empfindliche Strafen. Aber auch für die Transparenz im Unternehmen ist das Beenden des Ressourcen-fressenden E-Mail Chaos sehr wichtig. DocuPortal hilft Ihnen dabei.

Manuell E-Mails aus Outlook exportieren

Durch die Integration in das Microsoft Outlook lassen sich eine oder mehrere ausgewählte E-Mails in Ordner von DocuPortal exportieren.

Automatisch E-Mails exportieren

Entlasten Sie den E-Mails Server, in dem Sie die Mails von den E-Mail Konten automatisch in das DocuPortal zu Projekten oder Ordnern exportieren. Steigern Sie Ihre Auskunftsfähigkeit.

Anhänge weiterverwenden

Die E-Mail wird inklusive seiner Anhänge im DocuPortal gespeichert. Die Anhänge lassen sich danach in andere Bereiche der Ablage kopieren oder verschieben. Black- und White Lists sichern Ihr System, damit bestimmte sicherheitskritische Dateianhänge nicht in das DocuPortal übertragen werden.

E-Mails für Kollegen veröffentlichen

Häufig arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Vorgang und generieren entsprechende E-Mails und Entscheidungen. Damit es bei der Abwesenheit von Mitarbeitern keine Unklarheiten gibt, z.B. weil das Postfach nicht zugreifbar ist, lassen sich die E-Mails zum Vorgang in DocuPortal exportieren und sind damit für alle berechtigten Kollegen einsehbar.

E-Mails schnell wiederfinden

Nach dem Export in das DocuPortal sind die E-Mails, aber auch die Anhänge, sofort über die integrierte Volltextsuche auffindbar.

Ressourcen schonen

Die Masse an E-Mails in Unternehmen explodiert seit vielen Jahren. Die Erweiterung eines E-Mails Servers ist aufwendig und kostenintensiv. Entschlacken Sie Ihren E-Mail Bestand, in dem Sie die E-Mails in ein DocuPortal auslagern.

Rechtliche Anforderungen erfüllen

DocuPortal exportiert die E-Mails nicht als "MSG"-Datei (übliches Exportformat von Microsoft Outlook), sondern zerteilt die E-Mail in seine einzelnen Felder. Dies erleichtert nicht nur die Suche, sondern ermöglicht auch den Export der E-Mail als XML Datei auf ein Archivmedium - und besitzt damit ein Langzeitarchivformat.

Aufbewahrungsfristen einhalten

Geschäftsrelevante E-Mails haben nichts im persönlichen Postfach des Mitarbeiters zu suchen. Zudem können die E-Mails dort unwiederbringlich gelöscht werden. Bei einer Ablage in DocuPortal legen Sie Aufbewahrungsfristen fest, schützen die Inhalte gegen unberechtigte Löschung oder Manipulationen.

Nutzen Sie für die E-Mail Archivierung das Outlook Add-On DP Outlook oder den Automation Server für die automatische E-Mail Archivierung der DocuPortal ECM Suite.