Dokumentenmanagement

Der Einsatz von DocuPortal mit seinen Modulen spart Ihnen Kosten, steigert Ihre Reaktionsgeschwindigkeit, erhöht Ihre Qualität und sichert Sie gegen rechtliche Ansprüche. Diese und weitere Vorteile bietet DocuPortal im Bereich Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM)

Sichere Ablage

Mit DocuPortal werden keine Inhalte mehr überschrieben oder aus Versehen endgültig gelöscht. Sichern Sie Ihre Unternehmensdaten gegen unnötigen und rechtlich belastenden Datenverlust. Alte Versionen lassen sich betrachten, vergleichen oder wieder herstellen. Gelöschte Inhalte sind im Papierkorb auffindbar.

Strukturierte Ablage

DocuPortal sprengt die Ketten des Dateisystems. Legen Sie Inhalte nicht nur in Ordnern, sondern auch mit Schlagworten, Kategorien und Querverknüpfungen ab. Vorbelegungen und automatische Verschlagwortungen automatisieren dabei viele Vorgänge.

Wissen speichern

Das Kapital eines Unternehmens ist das Wissen der Mitarbeiter. Es ist flüchtig und zeitintensiv im Abruf. Definieren Sie elektronische Formulare oder Wikis, damit Ihre Mitarbeiter Wissen strukturiert und schnell ablegen sowie effektiv wiederfinden können.

Suchinseln zusammenfassen

Nutzen Sie DocuPortal, um die unterschiedlichen Quellen einer Suche, wie Papierablage, E-Mails und Dateisysteme zusammenzufassen. Damit finden Sie umgehend alle notwendigen Daten für Ihre Geschäftsentscheidungen und reduzieren erheblich Ihren Suchaufwand.

Schnell finden

Durch die zentrale Ablage aller Daten finden Sie extrem schnell Ihre relevanten Inhalte wieder, inklusive Dateivorschau und dem Textextrakt der Volltextsuche, in welchem der Inhalt in der Datei oder Information gefunden wurde.

Effektiv zusammenarbeiten

Nutzen Sie DocuPortal als Grundlage, um über Teams, Abteilungen und Außenstellen zusammenzuarbeiten. Benachrichtigungen via E-Mail informieren alle Beteiligten sofort über neue oder geänderte Inhalte. An Stelle unübersichtlichem E-Mail Verkehr nutzen Sie gemeinsame Diskussionen auf Inhalte für Anmerkungen und Erfahrungsaustausch.

Sensible Daten schützen

Ein flexibles Rechtemanagement schützt konsequent das Lesen, Bearbeiten und Löschen von Inhalten von unberechtigten Benutzern. Nicht lesbare Daten werden vollständig ausgeblendet; selbst komplette Ordnerstrukturen und im Suchergebnis.

Kunden, Partner und Lieferanten einbinden

Durch den vollständigen Zugriff über den Browser und die flexiblen Berechtigungen können Sie Ihre Kunden, Partner und Lieferanten direkt in Ihre Unternehmensprozesse einbinden; selbst Daten pflegen und Dateien einfügen lassen.

Nutzen Sie für das Dokumentenmanagement das DM Modul
der DocuPortal ECM Suite.