Digitale Akten

Wie lange brauchen Sie derzeit, um für einen Geschäftsvorgang alle notwendigen Inhalte zusammen zu tragen? Die Papierdokumente aus allen Abteilungen und Aktenschränken, Telefonnotizen, Faxe, Ihre Dateien in den unterschiedlichen Ablageorten, die E-Mails mit den Anlagen und die Informationen, die Sie und Ihre Kollegen "wissen"? Durch diese Suche verliert Ihr Unternehmen pro Monat die Kapazität von 2-5 Mitarbeitern pro 10 Mitarbeiter. Entdecken Sie, wie schnell Sie arbeiten, wenn Sie alle diese Informationen in einer zentralen Ablage verwalten und finden. Mit DocuPortal!

Unternehmensinhalte zusammenführen

Durchbrechen Sie Ihr Informationschaos. Digitalisieren Sie Papierdokumente, wie Posteingänge oder Faxe. Speichern Sie E-Mail mit den Anhängen. Erstellen Sie elektronische Formulare, um Wissen (Argumente, Notizen, Wikis, etc) für sich und Ihre Kollegen abzulegen. Dies alles in einem digitalen Ordner und durchsuchbar wie mit einer Internet-Suchmaschine.

Sofortige Auskunftsfähigkeit erreichen

Verbringen Sie Ihre Zeit nicht mit Suchen in Ihrem Unternehmen. Greifen Sie auf alle relevanten Daten sófort zu und reagieren Sie schneller, als Ihre Mitbewerber.

Aus Anwendungen ablegen

Viele Dokumente werden in externen System erzeugt, z.B. ERP oder CRM Systeme. Drucken oder speichern Sie diese Dokumente direkt in Ihrer digitalen Akte. Dies können Sie mit jeder Anwendung, die einen "Speichern"-Dialog besitzt, da DocuPortal nicht nur über den Browser, sondern auch über eine Integration in Ihren Windows Explorer zugreifbar ist.

Betriebskosten senken

Durch die Digitalisierung von Papierakten sparen Sie Kosten für die Akten, Räume, Kopierer und Drucker. Vor allem durch die Vermeidung von Transport- und Liegezeiten sparen Sie erheblich Zeit.

Digitale Akten abbilden

Sprengen Sie die Grenzen des Dateisystems. Speichern Sie zu einem Ordner beliebige Zusatzdaten, z.B. Projektnummern oder Adressen. Erweitern Sie die Ablage von Dateien um beliebige Felder, wie Rechnungsnummer, Dokumenten-ID oder Kraftwerkskennzeichen-Schlüssel (KKS).

Aktenpläne oder Themen zuordnen

Bilden Sie über Kategorien alternative Zuordnungen ab, z.B. Aktenpläne oder Themenkataloge. Damit finden Ihre Kollegen die Akten und Dateien nicht nur in einem Ordner, sondern auch als Verweis in alternativen Ablagestrukturen wieder.

Datei-Vorlagen verwenden

In DocuPortal hinterlegen Sie für alle Dateiarten Vorlagen. Ihre Mitarbeiter nutzen automatisch die aktuellste Dateivorlage für die Geschäftskorrespondenz, Präsentation, Grafik oder Zeichnung.

Unternehmenskapital sichern

Die Dokumente und das Wissen der Mitarbeiter ist das Kapital eines Unternehmens. Dabei ist ein Serversystem schneller transportabel und krisensicher unterzubringen, als aufwendige Aktenberge. Sichern Sie Ihr Unternehmen gegen unvorhersehbare Schadensfälle.

Nutzen Sie zum Aufbau digitaler Akten und Speichern von Zusatzinformationen und Wissen das IM Modul der DocuPortal ECM Suite.