Es gibt drei Arten von Konten bei Docuportal: Das Server-Adminkonto, das Benutzerkonto und das Gastkonto. Es ist nicht möglich bestehende Konten in andere umzuwandeln (man kann also kein Benutzerkonto in ein Server-Adminkonto verändern).

Server-Admin

Dieses Konto erlaubt uneingeschränkten Zugriff auf die Servereinstellungen. Es können weitere Server-Adminkonten angelegt werden. Nur bei einem Server-Adminkonto erscheint in der Navigationsspalte der Punkt Administration.

Benutzer

Das Benutzerkonto ist individuell und uneingeschränkt über die Rechte konfigurierbar beginnend bei der Ebene Arbeitsbereich (Instanz) über Gruppen- und Rollenrechte bis hin zu einzelnen Benutzerrechten von Metadatenfeldern.

Gast

Diese Art von Konto taucht immer nur einmal auf, kann aber beliebig oft geöffnet sein. Für dieses Konto gibt es kein Passwort. Diese Maßnahme verhindert, dass der Docuportalbenutzer eine sinnlose Strukturierung bei den Gastbenutzern aufbaut. Zudem verhindert diese Maßnahme die Pflege von nebenbei genutzten Gastkonten, die wie lizensierte Benutzerkonten genutzt werden.

Ein Gastkonto kennt nur Leserechte für Inhalte, die für es freigegeben wurden.

Der Zugriff auf das Gastkonto kann komplett verweigert werden (siehe „Servereinstellungen“).