Wie bereits in unserem letzten Newsletter, stellen wir auch dieses Mal eine unserer Partnerschaften genauer vor. Dieses Mal werfen wir einen Blick auf die Arbeitsweise der Standard Life Versicherung, die DocuPortal bereits seit Längerem im Arbeitsalltag nutzt. Mit fast 200 Jahren Erfahrung und 6 Millionen Kunden in aller Welt ist Standard Life  einer der größten und traditionsreichsten Versicherer der Welt.

Ganz klassisch benutzt Standard Life DocuPortal primär als Dokumentenmanagementsystem. Das heißt, dass interne Dokumente abgelegt, bearbeitet und über die Suchfunktion wieder genutzt werden. Ob Handbücher, Checklisten, Ablaufpläne oder Vorlagen – alles wird über das System geregelt. Dabei ist die schnelle und einfache Suche ein großes Plus, erleichtert sie die Arbeitswege doch merklich.

In diesem Zusammenhang ist DocuPortal unternehmensintern auch ein Werkzeug zum Qualitätsmanagement. Nur im DocuPortal veröffentlichte Versionen haben die Qualitätssicherung und erforderlichen Freigaben durchlaufen und werden fortlaufend aktualisiert.

Auch bei den Analysten der Standard Life ist DocuPortal im Dauereinsatz. Mit Hilfe des Download-Tickets und der Outlook Einbindung wird der Sign-off Prozess für die Realisierungskonzepte abgebildet. Der Vorteil ist, dass auch Mitarbeiter, die DocuPortal nicht nutzen, die Dokumente lesen können, keine zusätzlichen Aufwände für Berechtigungen entstehen und es doch sichergestellt ist, dass alle Änderungen über den verantwortlichen Analysten einfließen. Durch die Versionierung kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Änderungen an den Dokumenten vorgenommen hat.