Keine Standardlösung für Standard Life


Der Dienstleistungssektor ist ein Arbeitsfeld, in dem im hohen Maße Daten und Informationen anfallen. Dass diese verarbeitet und abgelegt werden müssen ist dabei nur selbstverständlich. Die Frage ist nun, wie man das am effektivsten schafft.

Der Versicherer Standard Life hat dabei auf DocuPortal zurückgegriffen. Ganz klassisch benutzt Standard Life DocuPortal primär als Dokumentenmanagementsystem. Das heißt, dass interne Dokumente abgelegt, bearbeitet und über die Suchfunktion wieder genutzt werden. Ob Handbücher, Checklisten, Ablaufpläne oder Vorlagen – alles wird über das System geregelt. Dabei ist die schnelle und einfache Suche ein großes Plus, erleichtert sie die Arbeitswege doch spürbar. Besonders wichtig ist bei der Standard Life die Ablage von Dokumenten und das Hinzufügen von Metadaten, damit eine spätere Suche noch genauer möglich ist.

In diesem Zusammenhang ist DocuPortal unternehmensintern auch ein Werkzeug zum Qualitätsmanagement. Nur im DocuPortal veröffentlichte Versionen haben die Qualitätssicherung und erforderlichen Freigaben durchlaufen und werden fortlaufend aktualisiert. Durch die Versionierung kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Änderungen an den Dokumenten vorgenommen hat. Somit wird das Fehlerrisiko minimiert und die Arbeitsprozesse sind immer transparent.

Ein weiterer Vorteil, der sich bei der Nutzung des Systems bei der Standard Life ergibt, ist der Umstand, dass die Unterlagen allen Mitarbeitern problemlos und schnell zur Verfügung stehen, sofern sie die passenden Berechtigungen haben. Durch das flexible Rechtemanagement ist der Datenbestand zusätzlich auch noch sehr übersichtlich.

Auch bei den Analysten der Standard Life ist DocuPortal im Dauereinsatz. Mit Hilfe des Download-Tickets und der Outlook Einbindung wird der Sign-off Prozess für die Realisierungskonzepte abgebildet. Der Vorteil ist, dass auch Mitarbeiter, die DocuPortal nicht nutzen, die Dokumente lesen können, keine zusätzlichen Aufwände für Berechtigungen entstehen und es doch sichergestellt ist, dass alle Änderungen über den verantwortlichen Analysten einfließen.

 

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