Manuell E-Mails aus Outlook exportieren

Durch die Integration in das Microsoft Outlook lassen sich eine oder mehrere ausgewählte E-Mails in Ordner von DocuPortal exportieren.

Automatisch E-Mails exportieren

Entlasten Sie den E-Mail Server, in dem Sie die Mails von den E-Mail Konten automatisch in das DocuPortal zu Projekten oder Ordnern exportieren. Steigern Sie Ihre Auskunftsfähigkeit.

Anhänge weiterverwenden

Die E-Mail wird inklusive seiner Anhänge im DocuPortal gespeichert. Die Anhänge lassen sich danach in andere Bereiche der Ablage kopieren oder verschieben. Black- und White Lists sichern Ihr System, damit bestimmte sicherheitskritische Dateianhänge nicht in das DocuPortal übertragen werden.

E-Mails für Kollegen veröffentlichen

Häufig arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Vorgang und generieren entsprechende E-Mails und Entscheidungen. Damit es bei der Abwesenheit von Mitarbeitern keine Unklarheiten gibt, z.B. weil das Postfach nicht zugreifbar ist, lassen sich die E-Mails zum Vorgang in DocuPortal exportieren und sind damit für alle berechtigten Kollegen einsehbar.

E-Mails schnell wiederfinden

Nach dem Export in das DocuPortal sind die E-Mails, aber auch die Anhänge, sofort über die integrierte Volltextsuche auffindbar.

Ressourcen schonen

Die Masse an E-Mails in Unternehmen explodiert seit vielen Jahren. Die Erweiterung eines E-Mails Servers ist aufwendig und kostenintensiv. Entschlacken Sie Ihren E-Mail Bestand, in dem Sie die E-Mails in ein DocuPortal auslagern.

Rechtliche Anforderungen erfüllen

DocuPortal exportiert die E-Mails nicht als "MSG"-Datei (übliches Exportformat von Microsoft Outlook), sondern zerteilt die E-Mail in seine einzelnen Felder. Dies erleichtert nicht nur die Suche, sondern ermöglicht auch den Export der E-Mail als XML Datei auf ein Archivmedium - und besitzt damit ein Langzeitarchivformat.

Aufbewahrungsfristen einhalten

Geschäftsrelevante E-Mails haben nichts im persönlichen Postfach des Mitarbeiters zu suchen. Zudem können die E-Mails dort unwiederbringlich gelöscht werden. Bei einer Ablage in DocuPortal legen Sie Aufbewahrungsfristen fest, schützen die Inhalte gegen unberechtigte Löschung oder Manipulationen.

Nutzen Sie für die E-Mail Archivierung das Outlook Add-On DP Outlookoder den Automation Server für die automatische E-Mail Archivierung derDocuPortal ECM Suite.

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