Unternehmen mit hohem Suchaufwand nach Dateien und Informationen nutzen bereits erfolgreich die Out-of-the-Box ECM Suite DocuPortal. Sie wird einmal zentral installiert und danach vollständig über Browser bedient. DocuPortal 7 unterstützt Firmen beim speichern, erstellen, bearbeiten, sichern, kontrollieren, versionieren, benachrichtigen, diskutieren, weiterleiten, und archivieren von Inhalten unter dem Motto: „Alles. Einfach. Schnell. Finden!“.
Die Suite vereint in einer einzigen Software damit Komponenten für Dokumentenmanagement, Collaboration, Informationsmanagement, Workflow in Form digitaler Umlaufmappen, Input- und Outputmanagement sowie Langzeitarchivierung (Records Management). DocuPortal 7 ist durch seine stabile und sichere Architektur bereits in vielen sensiblen Bereichen, beispielsweise Biochemische Industrie, Pharmawesen, Kraftwerkswesen, Versicherungen und Banken installiert.
DocuPortal Server 7 und DP Outlook 7
Besondere Highlights der Suite sind die schnelle Einsatzfähigkeit, die Flexibiltät aber vor allem die einfache Erlernbarkeit der Web-Oberfläche. Für die überarbeitet DocuPortal 7 Suite wurden nicht nur Funktionen ergänzt sondern auch die Suchperformance deutlich verbessert. Dies gilt auch für die E-Mail Archivierung DP Outlook, welche als Add-On zu aktuellen Outlook Versionen installiert wird.
DP Explorer
Komplett neu entwickelt wurde die Windows Dateisystem-Integration DP Explorer 7. Diese wird auf modernen Windows Betriebssystemen installiert und ermöglicht den direkte Zugriff auf Dateien und Informationen des DocuPortals über den bekannten Windows Explorer. Der Zugriff erfolgt, wie im Browser, über eine Web-Verbindung.
Die Benutzung ist vor allem für unerfahrene PC Benutzer ideal und effektiv, da es quasi keinen Lernaufwand gibt.
Nach Eingabe der Verbindungsdaten stellt DocuPortal Dateien und Ordner bereit. Als Besonderheit werden zudem pure Informationen, beispielsweise Notizen oder Adressen, angezeigt.
Kontextmenüs erlauben verschiedene Operationen, wie das Löschen, Archivieren, Kopieren oder Verschieben von Inhalten.
DP Explorer ermöglicht es, dass aus annähernd jeder Anwendung direkt Dateien im DocuPortal gespeichert, bearbeitet oder geöffnet werden können. Dazu werden die Öffnen / Speichern Dialoge angezeigt, welche der Benutzer bereits kennt. Beim ersten Speichern eines Inhalts kann der Benutzer umgehend die Zusatzinformationen für die effektive Suche und Strukturierung eintragen.
DP Explorer steuert automatisch die Versionierung sowie ein Änderungsprotokoll. Im Hintergrund werden optional hinterlegte Workflows oder Benachrichtigungen ausgelöst.
Unterstützt werden auch die innovativen Dateivorlagen. Diese erlauben die zentrale Definition von Dateivorlagen jeglicher Dateiarten, beispielsweise klassischen Unternehmensdokumenten, Präsentationen oder Zeichnungsvorlagen.
Über Drag & Drop lassen sich Dateien und ganze Ordner in das DocuPortal übertragen – aber auch exportieren, um beispielsweise einen Kundenordner oder ausgewählte Dokumente für eine Offline-Arbeit auf den PC zu kopieren.
„Eine pure Office Integration war uns zu einseitig. Ein Unternehmen nutzt mehr als nur eine Office Version, beispielsweise CAD oder Grafikanwendungen. Wir wollten, dass die Benutzer mit jeder Anwendung arbeiten können. Zeit- und Ortsunabhängig. Die Windows Dateisystem-Integration ist technisch aufwendig, aber unsere Entwickler haben eine tolle einzigartige Integration geschaffen.“, so Jens Büscher, Geschäftsführer DocuPortal.
DocuPortal stellt das Update für Bestandskunden mit Updatevertrag sowie Interessenten für eine Testversion der Suite jetzt zur Verfügung unterhttp://dl.docuportal.de