Elektronische Umlaufmappen

Unternehmen sollten strukturierte Abläufe für typische Unternehmensprozesse verwenden. Das Gegenteil ist oft der Fall. Prozesse sind kaum dokumentiert und die laufenden Prozesse sind nicht nachvollziehbar. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Kunden am Telefon sofort Auskunft über den Verbleib seines Auftrags oder seiner Schadensmeldung im Unternehmen erteilen - oder die Mitarbeiter können live verfolgen, wo sich gerade ihr Urlaubsantrag befindet. Und ganz nebenbei finanziert sich das System durch endlich eingehaltene Skontofristen. Mit DocuPortal können Sie das erreichen!

Prozesse elektronisch beschleunigen

An Stelle von Papierdokumenten oder E-Mails werden ohne Zeitverzug elektronische Umlaufmappen den zuständigen Mitarbeitern für Entscheidungen und Aufgaben bereit gestellt. Transport- und Liegezeiten von Vorgängen werden verhindert.

Transparanz erzeugen

Den Entscheidern oder betroffenen Mitarbeitern fehlt die Transparenz, wo, welche und wie viele Umlaufmappen sich im Unternehmen befinden. Ad-Hoc Reports und Suchen ermöglichen eine sofortige Auskunft über Geschäftsprozesse im Unternehmen.

Kundenzufriedenheit verbessern

Blamieren Sie Ihr Unternehmen nicht mehr durch fehlende Transparenz. Beantworten Sie die Fragen Ihrer Kunden über Vorgänge direkt am Telefon, ohne Wartezeiten. Finden Sie die digitalen Umlaufmappen genauso einfach wieder, wie Sie eine Internet-Suchmaschine benutzen.

Eskalation vermeiden

Reagieren Sie rechtzeitig, wenn Aufgaben und Vorgänge nicht bearbeitet werden. Legen Sie dazu die Eskalationszeiträume und die daraus resultierenden Maßnahmen im Ablauf individuell fest, z.B. als E-Mail Benachrichtigung.

Rechtliche Anforderungen einhalten

Legen Sie rechtlich notwendige Aufbewahrungsfristen für Vorgänge fest und ermöglichen Sie die Nachvollziehbarkeit Ihrer Umlaufmappen.

Verantwortlichkeiten nachvollziehen

In elektronischen Umlaufmappen werden Entscheidungen und Aufgaben lückenlos nachvollziehbar protokolliert - ähnlich wie digitale Unterschriften.

Vertrags- und Skontofristen einhalten

Lassen Sie sich die wichtigen Verträge vor Ablauf automatisch wieder vorlegen, um überflüssige Verträge rechtzeitig zu kündigen. Sichern Sie sich Skonti durch rechtzeitige Bearbeitung der Aufträge.

Qualitätsstandards und Normen einhalten

Durch die Dokumentation Ihrer Prozesse legen Sie den Baustein für Qualitätsstandards, z.B. ISO 9001. Durch die Versionierung der Abläufe dokumentieren Sie zudem, zu welchem Zeitpunkt Abläufe gültig waren. Sichern Sie sich gegen Ansprüche Dritter.

Ressourcen optimieren

Optimieren Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen durch Transparenz der Vorgänge und der Bearbeitungsmengen. Belohnen Sie besonders effiziente und leistungsbereite Mitarbeiter.

Kunden, Partner und Lieferanten einbinden

Beenden Sie manuelle Vorgänge mit externen Beteiligten, in dem diese Umlaufmappen direkt starten oder diese bearbeiten können. Ohne Zeitverlust und Medienbrüchen.

Nutzen Sie für die Abbildung von elektronischen Umlaufmappen das BP Modul der DocuPortal ECM Suite.