Digitale Belegverarbeitung

Ein hoher Prozentsatz der täglichen Arbeitszeit wird durch die manuelle Bearbeitung und Weiterleitung von Papierbelegen aufgewendet. Die Recherche ist zeitaufwendig und die Betriebskosten steigen mit jede Tag. Durch einen digitalisieren Posteingang arbeitet Ihr Unternehmen schneller, effizienter, Ortsunabhängig und mit hoher Qualität.

Prozesse beschleunigen

Die Verarbeitung von Papierbelegen in Unternehmen verhindert eine Zeitnahe und kosteneffektive Bearbeitung von Geschäftsprozesse. Durch die Digitalisierung der Belegverarbeitung reduzieren sich Liege- und Transportzeiten von Prozessen.

Betriebskosten sparen

Die Unterstützung manueller Papierprozesse kostet Betriebskosten für Akten, Papier, Drucker, Wartung, Räume, Heizung und andere Kostenarten. Die Digitalisierung der Belege reduziert einen erheblichen Teil dieser Betriebskosten.

Transparenz zurückgewinnen

Verbleib, Status und Verlauf manueller Prozesse im Unternehmen können in der Regel nur durch Zeitaufwendige Recherchen aufgeklärt werden. Digitale Umlaufmappen ermöglichen die sofortige Auskunftsfähigkeit zu Vorgängen von jedem Arbeitsplatz, jederzeit und an jedem Ort. Weltweit.

Vollständige Vorgänge in digitalen Akten einsehen

DocuPortal ist kein "totes Archivsystem" sondern ein lebendiges Arbeitsinstrument. So finden die Mitarbeiter nicht nur die digitalen Belege jeglicher Art zentral wieder, sondern auch weitere ergänzende Informationen, wie Office Dokumente, technische Daten, Gesprächsnotizen, etc.

Fristen nutzen und einhalten

Durch die Zeitnahe Bearbeitung von Rechnungen sichern Sie wertvolle Skontofristen. Digitale Verträge lassen sich automatisch auf Wiedervorlage legen und sichern Ihnen damit wertvolle Erinnerungen zu kommenden Ablauffristen.

Qualitätsgewinn
erreichen

Durch die Einhaltung definierter Geschäftsprozesse inklusive Delegationen und Eskalations-mechnanismen erhöht sich die Qualität des Unternehmens innerhalb und vor allem gegenüber Kunden, Partnern und Lieferanten.

Manuelle Arbeitsschritte automatisieren

Im Rahmen von digitalen Umlaufmappen (Workflows) lassen sich Arbeitsschritte, z.B. das Buchen von Belegen, automatisieren. Dies beschleunigt wiederum das Unternehmen und reduziert Kosten.

Compliance und Rechts-sicherheit erzeugen

Prozesse sowie Dokumente sind jederzeit nachvollziehbar und werden protokolliert. Das Langzeitarchiv unterstützt dabei die rechtskonforme Ablage der Abläufe, Dokumente, Informationen und die Verantwortlichkeiten.

Die digitale Belegverarbeitung ist ein umfassendes Thema, zu denen DocuPortal skalierte Lösungsansätze bietet. Einige Komponenten dafür wären: