Motivation und Vision
Herausforderungen
Unternehmen stehen vor einer Vielzahl an Herausforderungen.
Viele Herausforderungen sind bekannt - andere fallen einem Unternehmen nicht
direkt auf. Wir sehen in Unternehmen vielschichtige Probleme, beispielweise:
- Chaotische, redundante und dezentrale Dateiablage
- Fehlende Sicherung von Unternehmenskritischen Daten wie Dateien und Informationen
- Fehlende Kontrolle der Unternehmenstätigkeiten
- Zeitraubende und aufwendige Suchen nach Dateien und Informationen
- Zuviel Kommunikation der Mitarbeiter untereinander durch fehlende Informationen
- Zuwenig Kommunikation mit externen Beteiligten, Außenstellen, Partnern, Kunden, Lieferanten oder Zulieferern
- Fehlende Möglichkeit, Inhalte zentral zu verwalten und zeitnah auszutauschen, beispielsweise bei international oder dezentral
agierenden Unternehmen
- Ein hohes Maß an zeitaufwendigen manuellen Arbeitsweisen
- Ungeregelte und unkontrollierte Geschäftsabläufe
- Nichteinhaltung rechtlicher Rahmenbedigungen (Compliance,
Revisionssicherheit)
Anbieter- und Marktsituation
Der Markt stellt für viele dieser Probleme Softwareprodukte
diversester Benennungen zur Verfügung: Dokumentenmanagement, Workflowsysteme,
Wissensmanagement, Arbeitsgruppensysteme, Scanning-Software,
Web-Informationsportale und vieles mehr.
Ein Unternehmen muss langfristig alle Produktsegmente einkaufen, um eine
umfassende Gesamtlösung zu erhalten. Ein solches "Enterprise Content Management"
bietet sehr viele Nachteile für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen:
- Eine Gesamtlösung ist kaum bezahlbar
- Der Integrationsaufwand ist enorm hoch
- Unternehmen werden mit hohen Beratungs- und Consutlingleistungen belastet
- Anpassung und Administration sind aufwendig und erfordert ebenfalls dauerhafte Investitionen
- Die Produkte sind oft nur optisch miteinander verbunden,
"unter der Haube" sind es aber in der Regel zugekaufte und inkompatible
Drittprodukte
- Die Produkte sind funktionell überfrachtet und entsprechen nicht dem Bedarf des KMU
- Die Produkte erfordern umfangreiche Schulungen und sind
nicht intuitiv nutzbar
- Zeit von Planung bis zum Einsatz eines Produktes oft erst
nach Monaten
Ansprüche des Zielmarktes
Kleine bis mittelständische Unternehmen haben die gleichen
Ansprüche zur vollständigen Abdeckung der Probleme, aber andere Vorausetzungen:
- Geringe oder gar keine Budgetierung; Wenig Investitionsmittel
- Keine eigene IT Abteilung, Anpassung muss einfach und aus eigener Kraft erfolgen
- Schnelle Verfügbarkeit und Nutzung der Lösung
- Möglichst hohe Abdeckung der notwendigen Funktionen in einem Produkt
Diese Zielsetzungen soll die zentrale DocuPortal Lösung
erfüllen. DocuPortal ist ein schnell einsetzbares und anpassbares Produkt,
funktionell und preislich auf den Mittelstand zugeschnitten.
Motivation
Im Mittelpunkt steht
Die Motivation der Benutzer
Die Mitarbeiter und andere Beteiligte arbeiten derzeit sehr
einfach und schnell, z.B. im normalen Dateisystem. Genau diese Situation
provoziert die oben angegebenen Probleme. Mit dem Einsatz einer Software wie
DocuPortal wird die Arbeit kontrolliert. Für das Ablegen von Inhalten sind
mehr Arbeitsschritte notwendig als früher um die Probleme zu beseitigen. Daher
ist die Motivation der Mitarbeiter der Schlüssel zu Effektivität und zum ROI
(Return on investment).
Ohne die Benutzer, welche das System einsetzen, ist ein Projekt
zur Verbesserung der internen und externen Unternehmenskommunikation zum
Scheitern verurteilt. Daher ist DocuPortal schnell einsetzbar und bietet
sich intuitiv den einsetzenden Benutzer an. Ein Unternehmen wird innerhalb von
Stunden bis maximal einigen Tagen sofort einen Nutzen spüren.
Ziel und Vision
DocuPortal sowie die Zusatzprodukte unserer Partner umfassen
den vollständige "Information Lifecycle" - also den Informationsfluss - eines
Unternehmens. Von der Entstehung bis zum Ende.
DocuPortal's "Wheel of Information Lifecycle"
Hier sehen Sie die
Abbildung unseres Kreislaufs: "Wheel of Information Lifecycle". Die Strategie
umfasst verschiedene Kernaspekte:
-
Input: Inhalte finden den Weg in das Informationsportal von
DocuPortal - Dateien, Informationen, gescannte Papierdokumente, Faxe,
Telefonate, E-Mails, Inhalte externer Applikationen über Schnittstellen,
Eingabe von Inhalten über Web-Seiten, mobile Endgeräte und vieles mehr
-
Processing: Alle Inhalte werden sind mit den gleichen
Methoden bearbeitbar, im Team oder von Bearbeitern. Inhalte werden
diskutiert, kopiert, verschoben und vieles mehr. Die Umlaufmappen regeln den
Prozess innerhalb aller beteiligten
-
Output: Während des Prozesses werden Inhalte im
Originalformat ausgegeben und in die benötigten Zielformate konvertiert,
z.B. wieder in die gleichen Medien des Input: Datei, Information für Anzeige
auf Web-Seiten, CD, DVD, E-Mails, Faxe, Ausdruck auf Drucker
-
Archiving: Während der Verarbeitung aber auch die
eingehenden und ausgehenden Inhalte werden in einem revisionssicheren
Endarchiv unveränderbar und nach Richtlinien der Aufbewahrungsfristen
abgelegt. Die Inhalte sind über DocuPortal von Benutzern aber auch
externen Applikationen recherchierbar
-
Interface: Schnittstellen erlauben externen Applikationen
das Auslesen von Inhalten aus DocuPortal. Buchhaltungssoftware, CRM und
ERP Systeme, Portale, Spezialanwendungen erhalten auf eigene Anforderung
oder ausgelöst durch die Umlaufmappen die Inhalte über die Web Service
Schnittstelle oder WebDAV ausgeliefert
Über diese ganzheitliche Betrachtung des Informationsmanagement
erhalten Unternehmen die dauerhafte Kontrolle über alle Unternehmensaktivitäten.
Firmen werden schneller und transparenter Geschäftsentscheidungen treffen. Das
hohe Maß an Automatisierung schafft mehr verfügbare Arbeitszeit für die
Mitarbeiter und spart dauerhaft Ressourcen jeglicher Form.